التعريف :

هي عبارة عن جميع المهام والواجبات مجزئة التي يجب على المكلف بإدارة منطقة عمل ما القيام بها وفقا للأدلة الوطنية وللوائح والأنظمة أو السياسات المتبعة في المنشأة.

تخطيط العمليات الوظيفية :

هو قيام مسؤول منطقة عملاً ما بإدارة عصف ذهني لجميع العاملين في تلع المنطقة تقضي بتحديد جميع العمليات الوظيفية الخاصة بمسؤولياته.

طريقة عمل العصف الذهني :

1. يجلس مسؤول العمل مع موظفيه في حلقة دائرية تمكن الجميع من مقابلة بعضهم البعض
2. يقوم مسؤول العمل بطرح الموضوع الذي يراد مناقشته
3. يقوم الموظفين بتقديم معلوماتهم وأراءهم وأفكارهم ومقترحاتهم وسرد تجاربهم الواقعية أو مخططاتهم الخيالية.
4. يقوم مسؤول العمل بكتابة تلك الأطروحات لتكون مشاهدة للجميع
5. يطلب مسؤول العمل من الموظفين أن يقوم الجميع بالبحث والاطلاع عن الموضوع أو كلأ عن الأفكار التي قام بطرحها.
6. يعود الجميع في اليوم التالي ليناقش كلاً لما توصل إليه.
7. يقوم مسؤول العمل والموظفين بترتيب الأفكار ليخرج الجميع خطط قادر على الدفع بالموضوع الذي كان محور نقاش العصف الذهني إلى الجانب السلبي بوتيرة عالية.

الإجراءات:

1. يتم عمل جدول مكون من 32 عمود العمود الأول ترقم فيه العمليات الوظيفية والعمود الثاني تكتب فيه العمليات الوظيفية التي تم التوصل إليها من خلال العصف الذهني وبقية الاعمدة يكتب فيها تواريخ الشهر من 30-1 صفوف بعدد العمليات الوظيفية التي التوصل إليها ويكتب في أخر الصفوف الربط التنظيمي بعدد مثلاً الإدارات او الأقسام التي يشرف عليها المسؤول ويكتب فيها مثلاً )متابعة مدقق العمليات الوظيفية لمسؤول قسم او إدارة كذا(
2. يقوم المسؤول بتحديد عدد خمس إلى ست عمليات يومياً بحسب عدد المؤشرات بحيث يمر الشهر وقد دقق على جميع العمليات الوظيفة الخاصة به ويؤشر عليها ويقوم بالإشراف عليها في الميدان والتأكد من توفر سياسة لهذه العملية والتأكد من ان العاملين يدركوا هذه السياسة والتأكد من ان هذه السياسة تطبق على الواقع وتقاس من خلال المؤشرات وكذلك الربط الوظيفي التي توضع في نهاية مدقق العمليات الوظيفية ينزل المسؤول ويتأكد من قيام من يشرف عليهم من مسؤولين تابعة مدققات العمليات الوظيفية الخاصة بهم وبهذه يتحقق تفعيل الوصف الوظيفي من خلال مدققات العمليات الوظيفية ويتفعل الهيكل التنظيمي من خلال الربط الوظيفي.

المراجع:

برنامج تحسين جودة الأداء المؤسسي في المستشفيات